Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 22/10/2023.
Nymos geeft om uw privacy en behandelt persoonsgegevens met de grootste vertrouwelijkheid en altijd in overeenstemming met de geldende regelgeving. Deze privacyverklaring (hierna te noemen “Privacyverklaring”) licht toe welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, hoe lang wij deze persoonsgegevens bewaren, wat uw rechten zijn in deze en hoe u ons kunt bereiken.
Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op (i) onze website www.nymos.be en de bijbehorende weblinks (hierna “onze Website”) en (ii) alle relaties tussen Nymos en haar cliënten, sollicitanten, leveranciers en partners.
Hieronder vindt u een overzicht van alle secties van deze Privacyverklaring.
- Verwerkingsverantwoordelijke
- Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
- Bewaartermijnen
- Overdracht van persoonsgegevens aan derden
- Beveiliging
- Uw rechten
- Vragen en contactgegevens
- Wijzigingen in deze Privacyverklaring
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Vital Business Solutions BV, die haar zetel heeft in de Gijzelaarsstraat 34/1, 2000 Antwerpen, België en geregistreerd is in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0793.635.390 (hierna “Nymos” of “wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring. Het is belangrijk om deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren op info@nymos.be.
2. Verwerking persoonsgegevens: categorieën, doeleinden en wettelijke grondslagen
Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een persoon te identificeren. Nymos verzamelt persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer u gebruik maakt van onze dienstverlening, solliciteert naar een functie, vragen stelt via onze Website en/of gebruik maakt van andere diensten (hierna gezamenlijk te noemen de “Diensten”).
Hieronder staat beschreven in welke situatie Nymos verschillende soorten persoonsgegevens verzamelt voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslagen.
Cliënten
Nymos kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoonnummer, website, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
- correspondentie en andere communicatie: processtukken, brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
- informatie over de opdracht: informatie over onze dienstverlening aan onze cliënten, informatie met betrekking tot inhoud van de opdracht, nadere informatie die aan ons is verstrekt ten behoeve van onze cliënten of die door ons gegenereerd wordt gedurende onze dienstverlening aan hen, bankrekeningnummers, betalingsgeschiedenis en informatie over het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
- identificatie en achtergrondinformatie: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens van uw identiteitsbewijs, zoals identificatienummer, foto, nationaliteit en handtekening.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- I. om cliënten een offerte aan te bieden inzake de diensten die wij verlenen;
- II. voor het leveren van diensten zoals met cliënten overeengekomen;
- III. voor het behandelen van klachten en/of feedback;
- IV. voor het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
- V. voor een cliëntacceptatie onderzoek;
- VI. om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder administratieverplichtingen);
- VII. voor het onderhouden van een zakelijke relatie met onze cliënten, door middel van het sturen van nieuwsbrieven, updates en ‘law alerts’ en/of cliënten uit te nodigen voor onze evenementen, alsook het sturen van documentatie om onze cliënten regelmatig op de hoogte te houden van de Diensten die wij aanbieden.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij onze cliënten partij zijn, of om op verzoek van onze cliënten voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (doeleinden I tot en met V supra);
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Nymos rust (doeleinden IV tot en met VI supra);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nymos of van een derde (doeleinde VII supra).
(Potentiële) sollicitanten
Nymos kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- uw contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoonnummer, huisadres, (bedrijfs)e-mailadres, website en andere (bedrijfs- en) contactinformatie;
- correspondentie en andere communicatie: brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
- nadere informatie in verband met recruitment(evenementen): geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, cv en informatie over arbeidsverleden, beoordelingsresultaten, identiteitsgegevens en capaciteit testresultaten.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- I. om te beoordelen in hoeverre de (potentiële) sollicitant geschikt is en om een sollicitatieprocedure te starten;
- II. om (potentiële) sollicitanten op de hoogte te houden van onze vacatures;
- III. om (potentiële) sollicitanten uit te nodigen voor onze evenementen en te laten deelnemen aan onze evenementen.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij een sollicitant partij wordt (doeleinde I supra);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nymos of van een derde (doeleinden II en III supra);
- de sollicitant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens (doeleinde II supra).
Leveranciers
Nymos kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoonnummer, ondernemingsnummer, btw-nummer, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere (bedrijfs- en) contactinformatie;
- correspondentie en andere communicatie: brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
- informatie over de opdracht: informatie over de dienstverlening van de leveranciers aan ons, bankrekeningnummers en informatie over het doen van betalingen.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- I. voor het inkopen van goederen en/of diensten;
- II. om uitvoering te geven aan toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder administratieverplichtingen);
- III. voor het onderhouden van een zakelijke relatie met onze leveranciers.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij onze leveranciers partij zijn, of om op verzoek van onze leveranciers vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (doeleinde I supra);
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Nymos rust (doeleinde II supra);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nymos of van een derde (doeleinde III supra).
Derden
Nymos kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie: naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoonnummer, ondernemingsnummer, btw-nummer, website, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
- correspondentie en andere communicatie: processtukken, brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie;
- overige informatie: gegevens die we van cliënten of derden krijgen of uit een openbare bron voor behandeling van een zaak.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- I. om te communiceren met derden;
- II. om onze juridische dienstverlening aan te bieden aan - en uit te voeren voor cliënten.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nymos of van een derde (doeleinden I en II supra).
Websitegebruikers/bezoekers
Nymos kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactinformatie (bijvoorbeeld bij inschrijving nieuwsbrief): naam (inclusief voorvoegsel), titel, functie, telefoon- en faxnummer, ondernemingsnummer, btw-nummer, website, e-mailadres, bedrijfsadres, en andere bedrijfs- en contactinformatie;
- correspondentie en andere communicatie: brieven, e-mailberichten, telefoonnotities en andere communicatie.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- I. om relevante informatie te bieden aan onze websitebezoekers (waaronder het aanbieden van nieuwsbrieven, juridische updates en updates omtrent onze Diensten en evenementen);
- II. om te communiceren met websitegebruikers/bezoekers.
Nymos verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
- de websitegebruiker/bezoeker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens (doeleinde I supra);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nymos of van een derde (doeleinde II supra).
3. Bewaartermijnen
Nymos bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.
In sommige gevallen is Nymos genoodzaakt om te voldoen aan een wettelijke verplichting, waardoor bepaalde persoonsgegevens langer moeten worden bewaard. Ook kan het voorkomen dat we sommige persoonsgegevens in onze dossiers langer moeten bewaren indien sprake is van een (te verwachten) geschil of (gerechtelijke) procedure, of voor veiligheidsdoeleinden.
Wij zullen uw persoonsgegevens uit onze database verwijderen zodra wij deze niet meer nodig hebben om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of wanneer u rechtsgeldig gebruik maakt van het recht om uw persoonsgegevens te wissen.
Indien u wilt weten hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard voor specifieke processen, kan u contact met ons opnemen via info@nymos.be.
4. Overdracht van persoonsgegevens aan derden
Indien Nymos gebruik maakt van de diensten van derden waarmee ze een strategische alliantie heeft en/of andere leveranciers, zal Nymos – waar nodig – uw persoonsgegevens ook aan deze derden doorgeven. Nymos maakt bijvoorbeeld gebruik van verschillende soorten IT-leveranciers.
Om u zo goed mogelijk onze Diensten te leveren, stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens mogen worden gebruikt in landen buiten de Europese Economische Ruimte en dat uw persoonsgegevens mogen worden uitgewisseld met derden die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte die door Nymos zijn ingeschakeld.
Nymos neemt technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens en zal deze persoonsgegevens alleen openbaar maken aan derden met soortgelijke standaarden van technische en organisatorische maatregelen.
In geen geval verstrekt Nymos uw persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden. Uitsluitend indien Nymos hiertoe wettelijk verplicht is, zal Nymos uw persoonsgegevens verstrekken aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal Nymos passende maatregelen treffen teneinde de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.
5. Beveiliging
Nymos heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens tegen verlies of enig ander ongeoorloofd gebruik.
Degenen die namens Nymos toegang hebben tot uw persoonsgegevens, hebben een geheimhoudingsverplichting, hetzij via de voorgeschreven van toepassing zijnde gedragscode en beroepsregels, hetzij door overeenkomst.
Nymos werkt aan de bescherming van de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de informatie die we in het kader van onze activiteiten verkrijgen. De toegang tot dergelijke informatie is beperkt en het beleid en de procedures zijn erop gericht de informatie zoveel mogelijk te beschermen tegen verlies, misbruik en ongepaste openbaarmaking.
6. Uw rechten
U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan:
- het recht op een bevestiging van Nymos dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt, en in het geval deze wel verwerkt worden, het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
- het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld indien uw persoonsgegevens niet accuraat zijn;
- in bepaalde gevallen het recht om Nymos te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen;
- in bepaalde gevallen het recht op een bevestiging van Nymos van een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld omdat u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;
- het recht om op uw verzoek de persoonsgegevens te ontvangen die u aan Nymos ter beschikking hebt gesteld in een gestructureerd en algemeen gebruikt elektronisch formaat en het recht die persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op een overeenkomst;
- het recht om te allen tijde uw toestemming in te trekken (indien toestemming de grondslag is voor de verwerking). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dat wil zeggen dat toestemming niet meer geldt vanaf het moment van intrekken;
- het recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van legitieme belangen van Nymos. Nymos zal uw persoonsgegevens niet meer verwerken tenzij Nymos dwingende legitieme gronden aantoont voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
- wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. In dat geval zal Nymos uw persoonsgegevens niet meer voor dergelijke doeleinden verwerken; en
- het recht om niet te maken te hebben met een beslissing die enkel en alleen is gebaseerd op automatische verwerking inclusief profilering, die wettelijke gevolgen heeft of u verregaand treft.
Deze rechten zijn niet absoluut. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Nymos aan uw verzoek als betrokkene geen of geen volledige uitvoering kan geven. Een voorbeeld hiervan kan zijn persoonsgegevens die onder de geheimhoudingsplicht van advocaten vallen.
Voor wat betreft verzoeken ter verwijdering van persoonsgegevens, moet er rekening mee worden gehouden dat Nymos een dergelijk verzoek niet zal inwilligen indien dit onverenigbaar is met de verplichte wettelijke bewaartermijnen van Nymos.
Indien u uitvoering wilt geven aan één van de hierboven genoemde rechten, kan u contact met ons opnemen via info@nymos.be of per post op het volgende adres: Nymos, Gijzelaarsstraat 34/1, 2000 Antwerpen, België. De verstrekte informatie zal in eerste instantie gratis zijn.
U kunt deze rechten met redelijke tussenpozen uitoefenen. Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren, tenzij dit niet mogelijk is vanwege de complexiteit van uw verzoek of het aantal ingediende verzoeken. In een dergelijk geval zullen we u uiterlijk binnen een maand informeren en onze termijn om te reageren verlengen met een maximum van twee maanden.
Indien een verzoek door Nymos wordt gehonoreerd, zal Nymos zo snel mogelijk uitvoering geven aan de beslissing om de persoonsgegevens te corrigeren, wijzigen, verwijderen en/of over te dragen.
In aanvulling op de hierboven genoemde rechten, hebt u, wanneer u ontevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, uw verzoek behandelen of enige andere klacht, het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”), dat per post bereikbaar is op het volgende adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de GBA: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.
7. Vragen en contactgegevens
Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring, de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of indien u een verzoek wilt indienen ter uitvoering van uw rechten zoals hierboven genoemd onder titel 6 van de Privacyverklaring of indien u andere privacy gerelateerde vragen heeft, dan kunt u contact opnemen per e-mail aan info@nymos.be of per post op het volgende adres:
Nymos, Gijzelaarsstraat 34/1, 2000 Antwerpen, België.
8. Wijzigingen in de Privacyverklaring
Het is mogelijk dat wij deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. We raden daarom aan om deze regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
© Nymos